Algemene voorwaarden

1. Algemeen

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsbetrekkingen tussen Machielsen vof en de opdrachtgever, met uitsluiting van de algemene voorwaarden van de opdrachtgever, tenzij Machielsen met de toepassing daarvan schriftelijk heeft ingestemd.

2. Offertes en totstandkoming van de overeenkomst

2.1 Algemene aanbiedingen en prijsopgaven van Machielsen zijn vrijblijvend.

2.2 Prijsopgaven en opgegeven termijnen kunnen altijd worden herroepen indien Machielsen vóór de opgaaf geen correcte inschatting heeft kunnen maken van de te verrichten werkzaamheden. De overeenkomst komt tot stand door schriftelijke of mondelinge aanvaarding door de opdrachtgever van de offerte van Machielsen of – als er geen offerte is uitgebracht – door schriftelijke bevestiging door Machielsen van een door de opdrachtgever verstrekte opdracht.

2.3 Machielsen mag als haar opdrachtgever beschouwen degene die de opdracht aan Machielsen heeft gegeven, tenzij deze daarbij uitdrukkelijk te kennen heeft gegeven te handelen op last, uit naam en voor rekening van een derde en mits naam en adres van deze derde tegelijkertijd aan Machielsen zijn verstrekt.

2.4 Afspraken gemaakt en toezeggingen gedaan door vertegenwoordigers of personeel van Machielsen binden Machielsen pas nadat Machielsen deze uitdrukkelijk schriftelijk heeft bevestigd.

2.5 Indien Machielsen er in redelijkheid aan twijfelt of de opdrachtgever in staat zal zijn diens betalingsverplichtingen na te komen, is Machielsen gerechtigd, alvorens aan te vangen met uitvoering van de opdracht of uitvoering daarvan voort te zetten, van de opdrachtgever afdoende zekerheid te verlangen.

3. Wijziging en beëindiging van de overeenkomst

3.1 Indien de opdrachtgever na de totstandkoming van de overeenkomst wijzigingen anders dan van geringe aard aanbrengt in de opdracht, is Machielsen gerechtigd de leveringstermijn en/of het honorarium aan te passen of de opdracht alsnog te weigeren. In het laatste geval is de opdrachtgever gehouden tot betaling van het reeds uitgevoerde deel van de opdracht en is het in lid 3 van dit artikel bepaalde van overeenkomstige toepassing.

3.2 Indien een opdracht door de opdrachtgever wordt geannuleerd, is de opdrachtgever gehouden tot volledige betaling van het reeds uitgevoerde gedeelte van de opdracht. Bovendien dient de opdrachtgever, indien van toepassing, een vergoeding te betalen, op basis van het uurtarief van Machielsen, voor reeds uitgevoerde researchwerkzaamheden voor het overige gedeelte. Machielsen stelt het reeds vervaardigde werk desgewenst ter beschikking van de opdrachtgever. Voor de kwaliteit van het geleverde wordt in dat geval niet ingestaan.

3.3 Indien Machielsen voor de uitvoering van de geannuleerde opdracht tijd heeft gereserveerd, kan Machielsen de opdrachtgever een vergoeding van 50% van het honorarium voor het niet uitgevoerde gedeelte van de opdracht in rekening brengen.

3.4 Bij content- en SEO-werkzaamheden is tussentijdse beëindiging van samenwerkingen met Machielsen enkel mogelijk met inachtneming van een termijn van 1 volle kalendermaand. Opzegging in de loop van de maand houdt in dat zowel de rest van die maand als de volgende maand volledig in rekening worden gebracht.

4. Uitvoering van opdrachten en geheimhouding

4.1 Machielsen is gehouden de opdracht naar beste weten en kunnen en met de nodige deskundigheid uit te voeren, rekening houdend met het door de opdrachtgever gespecificeerde doel van de door Machielsen te verrichten werkzaamheden.

4.2 Machielsen zal de door de opdrachtgever beschikbaar gestelde informatie vertrouwelijk behandelen voor zover dit mogelijk is in verband met de uitvoering van de opdracht. Machielsen verplicht haar medewerkers tot geheimhouding. Machielsen is evenwel niet aansprakelijk voor schending van de geheimhoudingsplicht door deze medewerkers indien Machielsen aannemelijk kan maken deze schending niet te hebben kunnen verhinderen.

4.3 Tenzij uitdrukkelijk het tegendeel is overeengekomen, heeft Machielsen het recht een opdracht (mede) door derden te laten uitvoeren, onverminderd de verantwoordelijkheid van Machielsen voor de vertrouwelijke behandeling en de deugdelijke uitvoering van de opdracht. Machielsen zal bedoelde derden tot geheimhouding verplichten. Machielsen is evenwel niet aansprakelijk voor schending van de geheimhoudingsplicht door deze derden indien Machielsen aannemelijk kan maken deze schending niet te hebben kunnen verhinderen.

4.4 De opdrachtgever is gehouden om op verzoek, indien mogelijk, een inhoudelijke toelichting op de te leveren dienstverlening te geven en, indien aanwezig, relevante documentatie en terminologie ter beschikking van Machielsen te stellen. Verzending van bedoelde informatie geschiedt steeds voor rekening en risico van de opdrachtgever.

5. Privacy

5.1 Machielsen werkt volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en verzamelt alleen de persoonsgegevens waarvoor zij een grondslag voor de verwerking heeft.

5.2 Voordat de opdrachtgever een opdracht verstrekt, verwerkt Machielsen alleen persoonsgegevens voor zover dat nodig is om een offerte uit te brengen.

5.3 Opdrachtgever heeft de mogelijkheid om de opdracht in een van de volgende risicocategorieën te classificeren: 1) hoog risico, 2) gemiddeld risico of 3) normaal risico. De kosten van de opdracht zijn mede afhankelijk van de keuzes die de opdrachtgever vooraf maakt, zoals categorie-indeling, het verzoek om de persoonsgegevens te anonimiseren of te pseudonimiseren, afwijkende bewaartermijnen en teruggave of vernietiging van persoonsgegevens.

5.4 Machielsen zorgt ervoor dat haar medewerkers op de hoogte zijn en blijven van haar AVG-compliant werkwijze. Bovendien heeft Machielsen strikte geheimhouding en boetes opgenomen in de contracten met de medewerkers die met persoonsgegevens werken.

5.5 Machielsen neemt de passende technische maatregelen en houdt deze up-to-date om persoonsgegevens adequaat te beveiligen.

5.6 Machielsen controleert ingeschakelde derden op AVG-compliance en zorgt zo nodig voor extra waarborgen om de veiligheid van persoonsgegevens te bewerkstelligen.

5.7 Machielsen deelt persoonsgegevens niet met buitenlandse partijen, tenzij zij daartoe wettelijk wordt verplicht of tenzij opdrachtgever toestemming verleent om een vertaalopdracht in het buitenland uit te voeren.

5.8 Opdrachtgever kan via het Formulier Rechten van Betrokkene zijn rechten onder de AVG uitoefenen. Machielsen streeft ernaar elk verzoek binnen vier weken af te handelen.

5.9 Indien persoonsgegevens ondanks alle zorgvuldigheid van Machielsen verloren gaan of door onbevoegden worden ingekeken (datalek), stelt Machielsen opdrachtgever hiervan zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen de afgesproken termijn, op de hoogte.

5.10 Machielsen spant zich in om schade als gevolg van een datalek te minimaliseren en voor zover mogelijk ongedaan te maken.

5.11 Op verzoek zal Machielsen de opdrachtgever bijstaan bij het melden van een datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en eventueel aan de betrokkenen.

5.12 Een datalek ontslaat opdrachtgever niet van zijn verplichtingen uit de overeenkomst met Machielsen, tenzij opdrachtgever kan aantonen of aannemelijk kan maken dat er sprake is van grove schuld of nalatigheid van Machielsen.

5.13 Machielsen bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van de werkzaamheden, tenzij opdrachtgever toestemming verleent voor een langere bewaartermijn of Machielsen op grond van wettelijke bepalingen tot een langere bewaartermijn wordt verplicht.

6. Leveringstermijn en tijdstip van levering

6.1 De overeengekomen leveringstermijn is een streeftermijn, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen. Zodra Machielsen constateert of verwacht dat tijdige levering niet mogelijk is, is Machielsen gehouden de opdrachtgever daarvan onverwijld in kennis te stellen.

6.2 Bij toerekenbare overschrijding door Machielsen van de uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen leveringstermijn, is de opdrachtgever gerechtigd tot eenzijdige ontbinding van de overeenkomst indien op de uitvoering in redelijkheid niet langer kan worden gewacht. Machielsen is in dat geval niet gehouden tot enige schadevergoeding. Deze ontbinding laat onverlet de gehoudenheid van de opdrachtgever tot betaling van het reeds uitgevoerde deel van de opdracht.

6.3 De levering wordt geacht te hebben plaatsgehad op het tijdstip van verzending. Als tijdstip van verzending geldt het moment van terpostbezorging, afgifte aan de koerier of, bij elektronische verzending, het moment waarop het medium de verzending heeft voltooid.

6.4 In verband met de uitvoering van de overeenkomst door Machielsen is de opdrachtgever gehouden al datgene te doen wat redelijkerwijs nodig of wenselijk is om tijdige levering door Machielsen mogelijk te maken.

6.5 De opdrachtgever is gehouden zijn volledige medewerking te verlenen aan de levering van de krachtens de overeenkomst met Machielsen verrichte prestatie. De opdrachtgever zal ook zonder daartoe te zijn aangemaand in verzuim zijn indien hij de prestatie weigert in ontvangst te nemen, in welk geval het in artikel 7.5 bepaalde omtrent verzuim van overeenkomstige toepassing is.

7. Honorarium en betaling

7.1 Het honorarium is in beginsel gebaseerd op een bij Machielsen geldend woordtarief, uurtarief of maandbudget, tenzij anders overeengekomen. Machielsen kan naast haar honorarium tevens de verschotten, verbonden aan de uitvoering van de opdracht, aan de opdrachtgever in rekening brengen. Voor iedere opdracht kan een minimumtarief in rekening worden gebracht.

7.2 De prijs die Machielsen voor de te verrichten werkzaamheden heeft opgegeven, geldt uitsluitend voor de prestatie conform de overeengekomen specificaties.

7.3 Machielsen is gerechtigd de overeengekomen prijs te verhogen wanneer door de opdrachtgever extra bewerkelijke tekst, onduidelijke kopij, ondeugdelijke computerprogrammatuur of databestanden worden aangeleverd die Machielsen tot meer werkzaamheden of kosten noodzaken dan Machielsen bij het aangaan van de overeenkomst redelijkerwijs mocht verwachten. Bovenstaande opsomming is niet limitatief.

7.4 Alle bedragen worden vermeld exclusief btw.

7.5 Declaraties dienen uiterlijk binnen 14 kalenderdagen na de factuurdatum (of binnen de door Machielsen schriftelijk opgegeven andere termijn), zonder enige korting, verrekening of opschorting netto te worden voldaan in de valuta waarin de declaratie is gesteld. Bij niet-tijdige betaling is de opdrachtgever onmiddellijk en zonder ingebrekestelling in verzuim, in welk geval de opdrachtgever over het factuurbedrag de wettelijke rente, vermeerderd met 2 procentpunten, verschuldigd is vanaf de datum van verzuim tot aan het moment van volledige voldoening.

7.6 Indien de opdrachtgever met tijdige betaling in gebreke blijft, is Machielsen gerechtigd buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.

8. Reclames en geschillen

8.1 De opdrachtgever dient klachten over de dienstverlening c.q. het geleverde zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk tien werkdagen na levering, schriftelijk aan Machielsen kenbaar te maken. Het uiten van een klacht ontslaat de opdrachtgever niet van zijn betalingsverplichting.

8.2 Indien de opdrachtgever de juistheid van bepaalde oplossingen in twijfel trekt en Machielsen om commentaar vraagt en indien Machielsen vervolgens aannemelijk kan maken dat de gegeven oplossingen niet onjuist zijn, is Machielsen gerechtigd de in verband daarmee gewerkte extra uren en overige gemaakte kosten volledig aan de opdrachtgever in rekening te brengen.

8.3 Indien de opdrachtgever na verloop van de in lid 7.1 genoemde termijn geen klachten heeft geuit, wordt hij geacht het geleverde volledig te hebben geaccepteerd en worden reclames uitsluitend in behandeling genomen indien Machielsen zulks om haar moverende redenen wenselijk acht. Wijziging door Machielsen van enig gedeelte van het geleverde, op verzoek van de opdrachtgever houdt niet in dat Machielsen erkent dat een ondeugdelijke prestatie is geleverd.

8.4 Indien de klacht gegrond is, is Machielsen gerechtigd het geleverde binnen redelijke tijd te verbeteren of te vervangen; indien Machielsen redelijkerwijs niet aan het verlangen tot verbetering of vervanging kan voldoen, kan zij een reductie op de prijs verlenen.

8.5 Indien de opdrachtgever en Machielsen in geval van een geschil over vertaalwerkzaamheden niet binnen een redelijke termijn tot een oplossing ten aanzien van de klacht komen, kan binnen twee maanden nadat zulks is komen vast te staan, het geschil door partijen worden voorgelegd aan de geschillencommissie van de VViN (Vereniging van Vertaalbureaus in Nederland). Beslechting van het geschil vindt alsdan plaats door een scheidsgerecht, overeenkomstig het Geschillenreglement VViN. Indien de opdrachtgever een geschil wenst te laten beslechten op basis van dit Geschillenreglement, is Machielsen verplicht hieraan mee te werken. De Geschillencommissie doet een voor partijen bindende uitspraak.

8.6 Het recht van de opdrachtgever om reclames in te dienen vervalt indien hij het gedeelte van het geleverde waarop de klacht betrekking heeft, heeft bewerkt of doen bewerken, ongeacht of hij het geleverde vervolgens aan een derde heeft doorgeleverd.

9. Aansprakelijkheid en vrijwaring

9.1 Machielsen is uitsluitend aansprakelijk jegens de opdrachtgever voor schade die het directe en aantoonbare gevolg is van een aan Machielsen toerekenbare tekortkoming. Machielsen is nimmer aansprakelijk voor alle andere vormen van schade, zoals indirecte schade, gevolgschade, bedrijfsschade, vertragingsschade en gederfde winst.

9.2 De aansprakelijkheid van Machielsen is in ieder geval beperkt tot de factuurwaarde, exclusief btw, van het reeds gefactureerde en/of geleverde gedeelte van de desbetreffende opdracht. Bij een maandelijks te factureren dienst gaat het om het laatst gefactureerde maandbedrag. De aansprakelijkheid van Machielsen is bovendien in alle gevallen gelimiteerd tot het bedrag dat in voorkomend geval door haar verzekeraar wordt uitgekeerd.

9.3 Dubbelzinnigheid van een te vertalen of bewerken tekst ontheft Machielsen van iedere aansprakelijkheid.

9.4 De beoordeling van de vraag of (het gebruik van) een door Machielsen geleverde tekst, vertaling of bewerking daarvan bepaalde risico’s voor letselschade behelst, blijft geheel voor rekening en risico van de opdrachtgever.

9.5 Machielsen is niet aansprakelijk voor beschadiging of verlies van de ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst ter beschikking gestelde documenten, informatie of informatiedragers. Machielsen is evenmin aansprakelijk voor kosten en/of schade ontstaan ten gevolge van het gebruik van informatietechnologie en telecommunicatiemiddelen of ten gevolge van het transport of de verzending van informatie(dragers) of de aanwezigheid van computervirussen in door Machielsen geleverde bestanden of informatiedragers.

9.6 De opdrachtgever vrijwaart Machielsen tegen alle aanspraken van derden die voortvloeien uit het gebruik van het geleverde.

9.7 De opdrachtgever vrijwaart Machielsen tevens tegen alle aanspraken van derden wegens beweerde inbreuk op eigendoms-, octrooi-, auteurs- of andere intellectuele eigendomsrechten in verband met de uitvoering van de overeenkomst.

10. Ontbinding en overmacht

10.1 Indien de opdrachtgever niet aan zijn verplichtingen voldoet, indien de opdrachtgever failliet verklaard is of diens faillissement wordt aangevraagd, indien de opdrachtgever surseance van betaling heeft aangevraagd of deze aan hem is verleend, indien ten aanzien van de opdrachtgever de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen van toepassing is verklaard of ingeval van liquidatie van het bedrijf van de opdrachtgever, is Machielsen, zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn, bevoegd de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden dan wel de uitvoering daarvan op te schorten. Machielsen kan alsdan onmiddellijke voldoening van het haar toekomende vorderen.

10.2 Indien Machielsen door omstandigheden die niet voor haar risico komen of die buiten haar macht liggen, niet meer aan haar verplichtingen kan voldoen, heeft Machielsen, zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn, het recht de overeenkomst te ontbinden. Als zodanige omstandigheden (overmacht) gelden in ieder geval, doch niet uitsluitend: brand, ongeval, ziekte, werkstaking, oproer, oorlog, terroristische aanslagen, transportbelemmeringen, maatregelen van overheidswege, storingen in de dienstverlening van internetaanbieders en informatietechnologieaanbieders, nalatigheid van leveranciers of andere omstandigheden waarop Machielsen geen invloed kan uitoefenen.

10.3 Indien Machielsen ten gevolge van overmacht de verdere uitvoering van de overeenkomst moet staken, behoudt zij wel het recht op vergoeding van de tot dat tijdstip uitgevoerde werkzaamheden en de gemaakte kosten en betaalde verschotten.

11. Auteursrecht

Tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders is overeengekomen, gaan de auteursrechten op door Machielsen vervaardigde werken over op de opdrachtgever op het moment dat deze al zijn financiële en overige verplichtingen jegens Machielsen met betrekking tot de betreffende opdracht volledig is nagekomen.

12. Toepasselijk recht

12.1 Op alle rechtsbetrekkingen tussen de opdrachtgever en Machielsen is Nederlands recht van toepassing.

12.2 Alle geschillen waaromtrent geen bindende uitspraak van de Geschillencommissie van de VViN overeenkomstig artikel 8.5 is verkregen, worden onderworpen aan het oordeel van de bevoegde rechter van de rechtbank Noord Nederland, zittingsplaats Groningen.

13. Deponering en inschrijving

13.1 Deze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Groningen onder nummer 000007497970.

13.2 Machielsen vof is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Groningen onder nummer 86376136.

13.3 Bij versies van deze algemene voorwaarden in een andere taal dan het Nederlands prevaleert de Nederlandse tekst.

 

GENERAL TERMS AND CONDITIONS

1. General

These General Terms and Conditions shall govern the legal relationship between Machielsen vof (general partnership) and the Client, and shall supersede any (general) terms and conditions of the Client, unless Machielsen approves the applicability of such terms and conditions in writing.

2. Offers and conclusion of the agreement

2.1 General quotations and estimates provided by Machielsen shall not entail any commitment.

2.2 Machielsen may at any time revoke its estimates and dates of delivery if it has been unable – prior to quoting such details – to completely assess the work it is asked to perform. The Client’s oral or written acceptance of the quotation submitted by Machielsen or, if no quotation is submitted, confirmation by Machielsen in writing of an order placed by the Client shall constitute a contract.

2.3 Machielsen may consider as a Client any person or entity that has placed an order with Machielsen, unless said person or entity explicitly states that they are acting on the instructions, on behalf and at the expense of a third party, whose name and address shall be disclosed to Machielsen at the same time.

2.4 Agreements made and assurances given by representatives or personnel of Machielsen shall not be binding upon Machielsen unless explicitly confirmed by Machielsen in writing.

2.5 Any reasonable doubt on the part of Machielsen about the Client’s ability to pay shall entitle Machielsen to require the Client to provide sufficient security before Machielsen commences or continues to execute an order.

3. Modification and termination of the agreement

3.1 Any major changes made by the Client to an order after a contract has been concluded shall entitle Machielsen either to modify the price and/or the date of delivery agreed or to refuse to execute the order. In the latter case, the Client shall be required to pay for the work already performed, and the provisions stipulated in clause 3 shall apply by analogy.

3.2 If an order is cancelled by the Client, the Clients shall be held to full payment of the part of the work that has already been done. If applicable, the Client shall also be required to pay compensation on the basis of Machielsen’s hourly rate for time spent on research for that part of the work not performed. If the Client so desires, Machielsen shall make the work already completed available to the Client. In such an event Machielsen cannot guarantee the quality of the work.

3.3 If Machielsen has earmarked time for executing an order that has been cancelled, it may charge the Client 50% of the agreed price for that part of the work not performed.

3.4 Where content and SEO work are concerned, premature termination of any collaboration with Machielsen shall be allowed with due observance of a notice period of one full calendar month. Termination in the course of a calendar month shall mean that both the entire relevant month and the following month shall be charged in full.

4. Execution of assignments and confidentiality

4.1 Machielsen undertakes to carry out orders to the best of its ability, bringing to bear sufficient professional know-how to meet the purpose specified by the Client for the work to be done by Machielsen.

4.2 Machielsen shall keep any information provided by the Client confidential in so far as this is possible in connection with the performance of the work. Machielsen shall require its employees to observe this code of confidentiality. However, Machielsen shall not be liable for any breach of confidentiality by its employees if it can sufficiently demonstrate that it was unable to prevent the same.

4.3 Unless explicitly agreed otherwise, Machielsen shall be entitled to hire third parties to carry out the work (in full or in part), without prejudice to Machielsen’s responsibility for the confidential treatment and proper performance of the work. Machielsen shall require any such third party to observe this code of confidentiality. However, Machielsen shall not be liable for any breach of confidentiality by such third parties if it can sufficiently demonstrate that it was unable to prevent the same.

4.4 As far as possible, the Client shall honour any request for information by Machielsen about the content of the text to be translated, as well as requests for relevant documentation and lists of terms if such are available. Such information and documentation shall be dispatched at the Client’s expense and risk.

5. Privacy

5.1 Machielsen operates in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR) and records only the personal data it requires for processing.

5.2 Before the Client issues an order, Machielsen processes only the personal data that is necessary to issue a quotation.

5.3 The Client can classify the work in one of the following risk categories: 1) high risk, 2) average risk or 3) normal risk. The costs of the assignment depend in part on the Client’s choices, such as the chosen category, the request to anonymise or pseudonimise the personal data, deviating retention terms and the return or destruction of data.

5.4 Machielsen ensures that its staff are fully informed about and remain GDPR compliant with respect to working method. In addition, Machielsen exercises strict confidentiality and has included fines in contracts with staff who work with personal data.

5.5 Machielsen takes the appropriate technical measures and keeps them up to date in order to adequately protect personal data.

5.6 Machielsen checks if third parties it employs are GDPR compliant and, if necessary, provides extra safeguards to ensure the security of personal data.

5.7 Machielsen does not share personal data with parties abroad, unless it is legally obligated to do so or unless the Client explicitly grants permission to carry out a project in a foreign country.

5.8 The Client can exercise its rights under the GDPR via the Rights of Data Subjects form. Machielsen strives to process each request within four weeks.

5.9 If personal data are lost, despite all diligence by Machielsen or are accessed by unauthorised people (data leak), Machielsen shall inform the customer as quickly as possible or in any case within the agreed term.

5.10 Machielsen will make every effort to minimise the damage of such a data leak and to rectify the damage as much as possible.

5.11 Upon demand, Machielsen shall assist the Client when a data leak is reported to the Dutch Data Protection Authority and possibly to those affected.

5.12 A data leak does not relieve the Client of its obligations pursuant to the agreement with Machielsen, unless the Client is able to prove or demonstrate that Machielsen is guilty of serious misconduct or gross negligence.

5.13 Machielsen retains personal data no longer than is necessary to perform the work, unless the Client grants permission for a longer retention period or Machielsen is constrained by legal provisions to retain the data for a longer period.

6. Term and time of delivery

6.1 The term of delivery agreed is a target date, unless explicitly agreed otherwise in writing. Machielsen shall notify the Client immediately if it perceives that it will be unable to meet an agreed deadline.

6.2 If a fixed delivery date is specifically agreed in writing and if Machielsen fails to meet it for reasons other than circumstances beyond its control, and if the Client cannot reasonably be expected to accept any further delay, the Client shall be entitled to terminate the contract unilaterally. In such an event, however, Machielsen shall not be required to pay any compensation whatsoever. Such cancellation shall not affect the obligation on the part of the Client to pay for the work already performed.

6.3 Delivery shall be deemed to have taken place at the moment when the text is dispatched. The moment when the relevant documents are posted, handed to a courier or – if files are transmitted electronically (by fax, e-mail, modem, FTP etc.) – the moment when the medium completes the transmission shall count as the time of dispatch.

6.4 The Client shall do whatever may reasonably be necessary for or conducive to prompt delivery by Machielsen of work performed under the contract.

6.5 The Client shall do everything in its power to facilitate delivery of the work done by Machielsen under the contract. Any refusal to accept the documents or files created by Machielsen shall constitute default on the Client’s part, and the provisions of paragraph 6.5 regarding default shall apply accordingly, even if no explicit request for acceptance has been made.

7. Fee and payment

7.1 The fee is generally based on Machielsen’s current rates per word or per hour, or a monthly budget, unless agreed otherwise. In addition, Machielsen may charge the Client for any out-of-pocket expenses incurred during performance of the work. Machielsen may charge a minimum rate for every assignment.

7.2 Quoted prices shall apply only to services and products conforming to agreed specifications.

7.3 Machielsen shall be entitled to raise the agreed price if it is forced to perform more work or incur more costs than might reasonably have been foreseen on conclusion of the contract as a result of having to work with laborious, time-consuming or unclear texts, for example, or faulty files or software supplied by the Client. This list of examples is not exhaustive.

7.4 All amounts stated are exclusive of VAT (btw).

7.5 Payment for products supplied or services rendered under the contract shall be due 14 calendar days after the invoice date (or within such other term as Machielsen shall set in writing). Payment shall be net and in full – without any discount, set-off or deferral – in the currency invoiced. If payment is not made by the due date, the Client shall be in default – immediately and without notice of default being required – and shall owe the statutory interest due on the invoice amount, plus two percentage points, from the due date until settlement in full.

7.6 In the event of late payment by the Client, Machielsen is entitled to charge extrajudicial collection costs in accordance with the Netherlands Extrajudicial Collection Costs Decree (Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten).

8. Complaints and disputes

8.1 The Client shall be required to notify Machielsen in writing of any complaints about the product supplied or service rendered by Machielsen as soon as possible, yet no later than ten working days after the said product is supplied or the said service is rendered. Lodging a complaint shall not release the Client from its payment obligations.

8.2 Should the Client query the accuracy of certain solutions and ask Machielsen for its comments, and should Machielsen subsequently be able to demonstrate that its solutions are not incorrect, Machielsen shall be entitled to charge the Client in full for the additional time spent on dealing with the query and for any other expenses incurred in this connection.

8.3 If the Client does not lodge a complaint within the period specified in paragraph 7.1 above, the Client shall be deemed to have fully accepted the product supplied or the services rendered by Machielsen, and complaints shall only be considered if Machielsen at its sole discretion deems such to be expedient. Any changes made by Machielsen, at the Client’s request, to any part of the product supplied or the services rendered shall in no way constitute an acknowledgement on the part of Machielsen of having supplied an inferior product or rendered an inferior service.

8.4 In the case of a valid complaint, Machielsen shall be allowed a reasonable period of time to improve or substitute the product or service. If Machielsen in all fairness is unable to make the required improvements or to substitute the product or service, it may grant the Client a discount.

8.5 If the Client and Machielsen prove unable to settle their dispute amicably within a reasonable period of time, they may refer it to the VViN Arbitration Committee (Vereniging van Vertaalbureaus in Nederland, Association of Translation Agencies in the Netherlands) within two months once it has become apparent that no settlement will be reached. The dispute shall then be settled by an arbitration tribunal in accordance with the VViN Arbitration Rules (Geschillenreglement VViN). If the Client wishes to submit a dispute for arbitration on the basis of these Arbitration Rules, Machielsen shall be required to concur in and assist with this procedure. The Arbitration Tribunal’s decision shall be binding on both parties.

8.6 The Client’s right to complain shall lapse if the Client has itself edited, or has instructed others to edit the part or parts of the product forming the subject of the complaint, regardless of whether the Client has subsequently supplied the product to a third party or not.

9. Liability and indemnity

9.1 Machielsen shall exclusively be liable to the Client for any loss or damage directly and demonstrably deriving from shortcomings attributable to Machielsen. Machielsen shall under no circumstances be liable for any other forms of loss or damage, such as indirect loss, consequential loss, trading loss, loss caused by delay in performance or loss of profit.

9.2 Machielsen’s liability shall never exceed the invoice value, exclusive of VAT, of the part of the product or service in question that has already been invoiced and/or supplied or rendered. In the event of a service invoiced on a monthly basis, this shall apply to the amount invoiced last. Moreover, Machielsen’s liability shall never exceed the amount paid by its insurance company when applicable.

9.3 Ambiguities in the text to be translated shall release Machielsen from any liability whatsoever.

9.4 The question of whether (the use of) a text delivered by Machielsen or its translation or edited version, entails any risk of bodily injury shall be entirely at the Client’s expense and risk.

9.5 No liability whatsoever shall be incurred by Machielsen in respect of damage to or loss of documents, data or data carriers made available to facilitate performance of the contract. Nor shall any liability be incurred by Machielsen in respect of any costs incurred and/or any loss or damage sustained as a result of (i) the use of information technology and telecommunications media, (ii) the transport or dispatch of data or data carriers, or (iii) the presence of computer viruses in any files or data carriers supplied by Machielsen.

9.6 The Client undertakes to indemnify Machielsen against any claims by third parties deriving from the use of the product supplied or the services rendered.

9.7 The Client similarly undertakes to indemnify Machielsen against any claims by third parties on account of alleged violation or infringement of property rights, proprietary rights, patent rights, copyrights or any other intellectual property rights in connection with the performance of the contract.

10. Dissolution and force majeure

10.1 If the Client fails to meet its obligations, if the Client is declared insolvent or bankrupt or if a petition is filed for the Client’s compulsory liquidation or bankruptcy, if the Client applies for or obtains a moratorium, if the Client is subject to an arrangement under the debt rescheduling regulations for natural persons or if the Client’s company or business is liquidated, Machielsen shall have the right, without being required to pay any compensation, to dissolve the contract in whole or in part or to suspend performance of the contract. Machielsen shall in that case be entitled to demand immediate payment of any outstanding amounts.

10.2 Should Machielsen prove unable to meet its obligations due to circumstances beyond its control and risk, it shall be entitled to dissolve the contract without being liable to pay any compensation whatsoever. Such circumstances (force majeure) include, but are not limited to: fire, accidents, illness, strikes, riots, war, terrorist attacks, transport restrictions and delays, government measures, disruption of the services of Internet providers and information technology providers, negligence on the part of suppliers or any other circumstances beyond Machielsen’s control.

10.3 If Machielsen is compelled by force majeure to discontinue further performance of the contract, it shall retain the right to payment for any work performed up to that moment as well as reimbursement for any costs and out-of-pocket expenses incurred.

11. Copyright

Barring explicit agreement in writing to the contrary, the copyright on translations produced by Machielsen shall devolve upon the Client at such time as the Client meets all its financial and other obligations to Machielsen in full with respect to the work in question.

12. Applicable law

12.1 The legal relationship between the Client and Machielsen shall be governed by Netherlands law.

12.2 Any disputes in respect of which no binding decision has been given by the VViN Arbitration Committee in accordance with clause 8.5 above shall be submitted for judgment to the competent court of Noord Nederland, Groningen location.

13. Filing and registration

13.1 These General Terms and Conditions have been lodged with the Groningen Chamber of Commerce (file number 000007497970).

13.2 Machielsen vof is listed in the Trade Register of the Groningen Chamber of Commerce under number 86376136.

13.3 The original Dutch text of these General Terms and Conditions shall prevail over versions published in any other language.