Deze woorden moet je kennen voor een bedrijf in Duitsland

Als je internationaal gaat, moet je de taal spreken van het land waar je heen wilt. Niet alleen voor je potentiële doelgroep; ook in de omgang met zakenpartners moet je Duits goed zijn. En als je een business in Duitsland start, moet je flink wat zakelijke termen kennen.

Voor Nederlandse ondernemers is het aantrekkelijk om een bedrijf te starten in Duitsland. Het is dichtbij en de afzetmarkt is stukken groter dan die in Nederland. Ondernemers die willen groeien met hun bedrijf, doen daarom vaak goed aan een uitbreiding naar Duitsland.

Wij zetten de Duitse woorden die je moet kennen voor een bedrijf in Duitsland op een rijtje. Maar we beginnen met een kleine opfriscursus: welke ondernemingsvormen zijn er voor Nederlandse bedrijven die met hun onderneming naar Duitsland willen? 

Bedrijf starten in Duitsland

Als je al een organisatie in Nederland hebt, kun je op de volgende manieren uitbreiden naar Duitsland: met een Zweigniederlassung, een Betriebsstätte of een inländische Tochtergesellschaft. De eerste twee opties zijn filialen van het moederbedrijf in Nederland. De inländische Tochtergesellschaft is een zelfstandig bedrijf.

Zweigniederlassung

Een Zweigniederlassung is een filiaal van je bedrijf in Nederland. Het is een juridisch en organisatorisch onderdeel van je bedrijf. Dat betekent dat een Zweigniederlassung geen juridisch losstaande entiteit is. Het is een extra vestiging van je bedrijf, maar dan in Duitsland. 

Erg belangrijk: stel dat het hoofdkantoor in Nederland stopt, dan moet de Zweigniederlassung kunnen blijven bestaan. Dat betekent dat een Zweigniederlassung op zekere hoogte zelfstandig moet zijn, bijvoorbeeld met een eigen boekhouding en een eigen management.

Betriebsstätte

Een Betriebsstätte is een vaste inrichting en net als de Zweigniederlassung een filiaal van het moederbedrijf. Maar in tegenstelling tot een Zweigniederlassung is een Betriebsstätte een onzelfstandig filiaal. Dat betekent dat het niet los van het hoofdkantoor hoeft te kunnen opereren – een Betriebsstätte is juist volledig afhankelijk van het hoofdkantoor. In principe moet alles geregeld worden samen met het moederbedrijf in Nederland, zoals contracten en facturen.

Inländische Tochtergesellschaft

Een inländische Tochtergesellschaft is een dochteronderneming. Dit is als enige van de drie een juridisch onafhankelijke entiteit – het staat helemaal los van je bedrijf in Nederland. Het moet ook als enige voldoen aan Duitse voorschriften, ondanks dat het hoofdkantoor van je bedrijf in Nederland staat. Dit is dus in feite gewoon een Duitse onderneming.

Het voordeel van een inländische Tochtergesellschaft is dat je direct meer vertrouwen hebt van Duitsers. Met een Duits bedrijf weten ze zeker dat zaken worden afgehandeld volgens het Duitse recht en de Duitse wet- en regelgeving. Eigenlijk hetzelfde als een webshop met een .de-extensie: ook die wordt meer vertrouwd door Duitsers.

Je dient je met je gloednieuwe dochteronderneming in te schrijven in het landelijke en openbare Duitse Handelsregister. Daarnaast moet je je inschrijven bij het lokale handelskantoor. Dit heet het Gewerbeamt. 

Een inländische Tochtergesellschaft kan verschillende rechtsvormen hebben. Als je in Nederland een bedrijf wilt opzetten, kun je kiezen tussen verschillende rechtsvormen. Je kunt bijvoorbeeld een bv, nv of een vof oprichten. In Duitsland werkt dit net zo. De meest voorkomende rechtsvormen zijn de GmbH en de AG en die behandelen we hieronder. 

GmbH oprichten in Duitsland

De GmbH is voor de meeste Nederlanders de bekendste Duitse rechtsvorm. Het is dan ook de meest voorkomende ondernemingsvorm bij onze oosterburen. GmbH betekent Gesellschaft mit beschränkter Haftung. In het Nederlands zouden we dit besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid noemen: de GmbH is dus vergelijkbaar met de Nederlandse bv. 

Met een GmbH kan het privévermogen van aandeelhouders niet worden aangesproken. Voor het oprichten van een GmbH moet je startkapitaal meer dan 25.000 euro zijn. Het grote voordeel van een GmbH is dat de administratieve last meevalt.

Een speciale constructie is de GmbH & co. KG. Dit is een combinatie tussen een GmbH en een Kommanditgesellschaft (KG), waarbij één persoon optreedt als stille vennoot. Door de combinatie met een commanditaire vennootschap wordt nog steeds geen aanspraak gemaakt op het privévermogen van aandeelhouders, maar heb je toch de belastingvoordelen die op een privépersoon van toepassing zijn. 

AG: de Duitse nv

Je kunt ook kiezen voor een Aktiengesellschaft (AG). Dit kun je vergelijken met de Nederlandse naamloze vennootschap. Een AG wordt vooral opgericht door grote bedrijven met veel aandeelhouders. Met een Aktiengesellschaft is het mogelijk om beursgenoteerd te worden. Wil je een AG oprichten? Dan heb je minstens 50.000 euro startkapitaal nodig. Het grootste voordeel van een AG is dat Duitsers een groot vertrouwen in deze rechtsvorm hebben.  

Termen die je moet kennen voor je bedrijf in Duitsland

Nu je weet op welke manier je voet aan de grond kunt zetten in de Duitse markt, is het tijd om te kijken naar Duitse zakentermen. Je slaat een flater als je aankomt met steenkolenduits. We zetten de belangrijkste termen voor je op een rijtje. 

AGB – algemene voorwaarden

AGB is de afkorting voor Allgemeine Geschäftsbedingungengesetz. In de AGB zijn de algemene voorwaarden of leverings- en betalingsvoorwaarden vastgesteld.

Om te kunnen zakendoen in Duitsland, moet je een Duitse AGB hebben. En nee, je kunt niet gewoon je Nederlandse algemene voorwaarden vertalen naar het Duits. Of nou ja, dat kan wel, maar dikke kans dat-ie dan niet rechtsgeldig is. 

De wetten in Duitsland zijn anders dan die in Nederland, waardoor sommige punten aan de AGB toegevoegd moeten worden. Andere zaken moet je juist weglaten. Als je AGB niet in orde is, kun je een Abmahnung krijgen, en dat kan flink in de papieren lopen. 

Datenschutzerklärung

Duitsers hechten veel waarde aan hun privacy. Zet Street View maar eens aan in een Duitse stad. Als er al beelden zijn, zijn die meer dan 10 jaar oud. En dikke kans dat het grootste deel van de gebouwen niet eens zichtbaar is, omdat de bewoners daartegen in bezwaar zijn gegaan.

Je moet op je website hebben staan hoe je met de privacy van je bezoekers omgaat. In het Nederlands heet dit een privacyverklaring. In het Duits noemen we dit een Datenschutzerklärung of Erklärung zum Datenschutz. 

Net als in Nederland, geldt in Duitsland strenge privacywetgeving. In de hele Europese Unie gelden dezelfde regels. Wij noemen dit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In het Engels zie je het vast ook wel eens voorbijkomen: General Data Protection Regulation (GDPR). De Duitse term is minder bekend: Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Met je Datenschutzerklärung moet je voldoen aan de DSGVO.

Impressum

Een Impressum is een informatiepagina op je website. In een Impressum staat informatie over het bedrijf en de eigenaar, zoals naam, adres en telefoonnummer. De meeste bedrijven zetten een link naar hun Impressum in de footer van hun site.

Het is niet alleen netjes, maar ook verplicht om een Impressum op je site te hebben. Een bezoeker van je site weet zo wie er verantwoordelijk is voor de info die ze lezen. Dat wekt vertrouwen, en dat is weer positief voor het beeld dat ze van je hebben.

Unterschrift – handtekening

Altijd handig om te weten waar je je krabbeltje moet zetten: op het lijntje waar Unterschrift staat. Je laat niet echt een goede indruk achter als je je handtekening op de verkeerde plek zet. 

Meestal vermelden Duitsers ook de functie van degene die de handtekening moet zetten. Let er dus op dat je ’m op het goede lijntje zet, en teken niet per ongeluk waar de directeur van je handelspartner zou moeten tekenen. 

Een goede vuistregel: de belangrijkste persoon moet helemaal links tekenen.

Rechnung – factuur

Als je een factuur wilt sturen, noem je dat een Rechnung. Voor ons lijkt dit een beetje gek, omdat wij dan aan een rekening in een restaurant moeten denken. In het Duits betekent Rechnung zowel rekening als factuur. 

Het is aan te raden om je rekening in het Duits te versturen, in plaats van in bijvoorbeeld het Engels. Dit waarderen je Duitse klanten en zakenpartners enorm.

Angebot – offerte

Wil je een offerteaanvraag doen of een offerte opstellen? Dit heet een Angebot. Net als bij de rekening is het wel zo netjes om een Duitser een offerte in zijn of haar eigen taal op te sturen. Overigens bestaat het woord Offerte ook in het Duits. 

Termin – afspraak

Een afspraak is een Termin, een afspraak maken is een Termin vereinbaren. Tip: wees altijd op tijd als je een afspraak met een Duitse zakenpartner hebt. Het is nog beter als je gewoon 5 minuten te vroeg bent. Dan weet je zakenpartner dat je de relatie serieus neemt. 

Zelfs als je 3 minuten te laat komt, neem je een groot risico en kun je waarschijnlijk weer opnieuw beginnen met je zorgvuldig opgebouwde relatie. 

Steuer – belasting

Steuer is een verzamelterm voor alle belastingen. Goed om te weten: btw is Mehrwertsteuer (MwSt).

Bedrijf starten in Duitsland? Dit moet je onthouden

Als je met je bedrijf naar Duitsland wilt uitbreiden, moet je een ondernemingsvorm kiezen die bij je past, zoals een Zweigniederlassung, een Betriebsstätte of een Inländische Tochtergesellschaft. Als je voor de laatste gaat, richt je in feite een Duits bedrijf op. Dan kun je kiezen tussen verschillende rechtsvormen. De meest voorkomende zijn de GmbH en de AG. 

Weet je hoe je wilt uitbreiden naar Duitsland?

Dan ben je er nog niet. Je moet ook belangrijk Duitse zakentermen kennen. De belangrijkste termen:

• Allgemeine Geschäftsbedingungengesetz
• Datenschutzerklärung
• Impressum
• Unterschrift
• Rechnung
• Angebot
• Termin
• Steuer