Alles over de ISO-certificering van Machielsen

Vertalen is een vak apart, helemaal als je het zo grondig aanpakt als een professioneel vertaalbureau. Vertalers, processen, revisies en natuurlijk de vertalingen zijn stuk voor stuk cruciaal voor het leveren van goede diensten. 

Hoe weet je als klant zeker dat je een vertaalbureau kiest met een goed vertaalproces? Een ISO-certificering is een goede indicatie van een kwalitatief hoogstaand en professioneel vertaalbureau. 

Wij werken al jaren volgens de ISO-normen. Sinds 2019 zijn we ook officieel ISO 17100-gecertificeerd. Zo garanderen we dat onze vertalingen van de allerhoogste kwaliteit zijn. 

Hoe krijg je dit ISO-certificaat? Wie heeft dit certificaat bedacht? Wat is een ISO 17100-certificaat precies? Aan welke eisen moet je voldoen? In dit blog geven we antwoord op alle vragen over de ISO-certificering.

Een vertaalbureau met ISO 17100-certificering

Je krijgt niet zomaar een ISO-certificaat. Daarvoor moeten je processen en vertalingen voor langere tijd van de allerbeste kwaliteit zijn. 

Een samenvatting van het lange proces: eerst zorg je ervoor dat je überhaupt voldoet aan de eisen van de ISO 17100. Dat betekent dat je begint met een implementatieproces van het managementsysteem waarin je de juiste werkwijze en processen volgt.

Tijdens dit implementatieproces stel je een handboek op met een complete beschrijving van je werkwijze en processen. Die moeten in deze fase dus voldoen aan de ISO-norm. Je moet ook kunnen bewijzen dat je je hieraan houdt. Je moet ten minste drie maanden werken met het managementsysteem voordat je naar de volgende stap kunt. 

Dan komt een auditor van een certificerende instelling langs. Je moet je goed voorbereiden op deze audit: zorg ervoor dat je managementsysteem en handboek tiptop in orde zijn, en dat je al je bewijzen rond hebt. 

Tijdens de audit moet je alle documenten laten zien en alle vragen van de auditor goed beantwoorden. De auditor besluit aan de hand van de geleverde documenten en bewijzen of je wel of niet voldoet aan de strenge ISO 17100-norm.

Wat is ISO voor organisatie?

ISO (International Organization for Standardization) is een onafhankelijke niet-gouvernementele organisatie die wereldwijd opereert. Ze ontwikkelen internationale standaarden, ook wel normen genoemd. Deze normen zorgen voor kwaliteit, veiligheid en efficiëntie. 

In totaal heeft ISO 23037 normen gepubliceerd voor zo’n beetje iedere bestaande industrie, zoals technologie, voedselveiligheid, zorg en dus ook vertaaldiensten.

Leuk weetje: zelfs de naam ISO is gestandaardiseerd. De organisatie wilde voorkomen dat hun naam in ieder land een andere afkorting zou krijgen, zoals de NAVO, die in andere talen NATO of OTAN wordt genoemd. 

ISO wilde niet bijvoorbeeld in het Engels IOS en in het Frans OIS heten. Daarom hebben ze één algemene afkorting gekozen voor iedere taal en ieder land. 

Waarom ze gekozen hebben voor ISO? Deze naam is afgeleid van het Griekse ‘isos’, dat betekent gelijk.

Wat betekent een ISO 17100-certificering?

Vertaalbureaus moeten aan flink wat eisen voldoen voor de ISO 17100-certificering. Wat houdt deze norm precies in? Een korte omschrijving: 

“De ISO 17100 is een internationale norm voor het kwaliteitsmanagementsysteem van bedrijven die vertaaldiensten leveren.”

In de ISO 17100 staat beschreven aan welke eisen een vertaalbureau moet voldoen. Er staan eisen in voor de inzet van:

• mensen en middelen
• kwaliteitszorg
• managementsysteem
• contractueel kader
• projectmanagement 
• dienstverlening

Als een vertaalbureau voldoet aan de ISO 17100-norm, wordt het vertaalproces op een beheerste manier uitgevoerd en wordt de kwaliteit van de dienst gewaarborgd. In principe dan. Want je kunt als vertaalbureau besluiten om vertalingen niet te laten reviseren, om de kosten te drukken. Zo lang je kunt aantonen dat je het vertaalproces uitvoert zoals het in je kwaliteitsmanagementsysteem beschreven staat, kun je gewoon een ISO-certificering krijgen.

ISO 17100 in de praktijk bij Machielsen

Voor vertalingen van de allerhoogste kwaliteit, doen we iedere dag ontzettend veel achter de schermen. Zo blijven we voldoen aan de ISO-norm. 

Bij Machielsen doorlopen we voor iedere vertaalopdracht de volgende processtappen: voorbereiding, vertaling, check, revisie, review, proeflezen en laatste verificatie en uitgave. Hoe werkt dat in de praktijk?

1. Vertaling

De eerste stap is de vertaling. Machielsen zoekt een passende native vertaler uit voor de opdracht. De vertaler ontvangt de brontekst en een duidelijke briefing, en vertaalt de brontekst naar de doeltaal.

2. Check

De vertaler checkt zijn of haar eigen werk nog eens voordat het naar de revisor gaat.

3. Revisie

Vervolgens gaat de vertaling naar een native revisor. De revisor gaat na hoe de vertaling zich verhoudt tot het origineel. Zijn er nuanceverschillen? Dan lost de revisor dit op.

4. Review

De revisor controleert bovendien of de vertaling geschikt is voor het overeengekomen doel.

5. Proeflezen

De verbeterde vertaling gaat terug naar de vertaler, die de wijzigingen controleert en doorvoert. Daarna gaat de vertaling terug naar Machielsen.

6. Laatste verificatie en uitgave

In deze stap checken we op kantoor of iedere stap juist is uitgevoerd. Na deze laatste controle leveren we de tekst.

Vertalers die voldoen aan de ISO-norm

ISO 17100 stelt ook eisen aan de deskundigheid van vertalers en revisoren. Daarom hebben de professionals in ons bestand:

• een erkend wo- of hbo-diploma van een vertaalopleiding, of
• een erkend wo- of hbo-diploma van welke andere opleiding dan ook plus twee jaar professionele vertaalervaring, of
• ten minste vijf jaar professionele vertaalervaring.

Wat is het voordeel van een ISO 17100-certificaat?

Een ISO 17100-certificaat heeft voor iedereen voordelen. Voor ons en voor de klant. 

Zo zijn wij erg blij dat we eindelijk officieel kunnen bewijzen dat onze processen en vertalingen van hoogstaande kwaliteit zijn. Doordat we vaststaande procedures volgen, houden we die kwaliteit ook vast. 

Voor klanten geldt eigenlijk hetzelfde: de certificering is het bewijs dat we een professioneel vertaalbureau zijn. Ze weten dat onze processen voldoen aan de ISO-standaard. Klanten weten zo ook zeker dat vertalers en projectmanagers aan de eisen van het certificaat voldoen. 

Ons ISO 17100-certificaat verzekert klanten van vertalingen van de allerbeste kwaliteit.