Wat is een apostille en wanneer heb je een apostille nodig?

Vertaalde documenten moeten soms voorzien worden van een apostille en/of legalisatie.

Een apostille is een relatief snelle manier om je document te legaliseren, dus rechtsgeldig te maken. Dit document is geldig in landen die het apostilleverdrag hebben ondertekend. Wij vertellen je wat de definitie van apostille is en wanneer je er een nodig hebt.

Wat is een apostille?

Een apostille is de legalisatie van een vertaald document. Dit gebeurt met een zegel of waarborgstempel van een bevoegde instantie of functionaris. Een apostille bevestigt dat de beëdigd vertaler staat ingeschreven bij een rechtbank en de vertaling heeft ondertekend.

Tip: in dit blog leggen we uit wat een beëdigde vertaling is en wanneer je een beëdigde vertaling nodig hebt.

Apostille betekenis

De apostille is een stempel (of sticker) van de rechtbank op een officieel document, die aantoont dat de handtekening op het document echt is. Met die stempel is het document geldig in het buitenland.

Welke vertalingen hebben vaak een apostille nodig?

Sommige juridische vertalingen hebben bijna altijd een apostille nodig om rechtsgeldig te zijn in het buitenland. Dit zijn de vertalingen van onder andere:

• notariële akten
• geboorteakten 
• testamenten
• getuigenverklaringen 
• scheidingsakte

Tip: algemene voorwaarden laten vertalen?

Het apostilleverdrag

In de apostilleverdraglanden buiten de EU heb je altijd legalisatie in de vorm van een apostille nodig. Binnen de Europese Unie soms ook, maar vaak niet. Sinds 2019 is binnen de EU een apostille meestal niet meer nodig voor openbare documenten en officiële kopieën.

Maar niet iedereen weet dit al. Daarom kan een apostille voor deze documenten ook binnen de EU nooit kwaad. Dan weet je zeker dat de ander de rechtsgeldigheid van jouw document accepteert. Ook als je in een klein plaatsje in Polen zaken wilt doen.

Buiten de apostilleverdraglanden moet je het document laten legaliseren door het Consulair Dienstencentrum.

Hieronder zie je in het blauw en lichtblauw welke landen zijn aangesloten bij het apostilleverdrag:

Hoe krijg je een apostille?

Heb je een document dat je rechtsgeldig wilt hebben in landen die het apostilleverdrag hebben ondertekend? Je kunt zelf een apostille aanvragen voor je document. Maar iemand anders mag dat ook doen. Je gaat naar de rechtbank met de beëdigde vertaling en laat er een apostille op zetten.

Waar in Nederland jouw beëdigd vertaler ook staat ingeschreven, elke rechtbank kan hem of haar in het gedeelde systeem vinden. Soms doet de beëdigd vertaler dit zelf voor je: dan is je tekst in één klap vertaald en gelegaliseerd. Daar zijn natuurlijk wel kosten aan verbonden.

Hier vind je een handig overzicht van rechtbanken voor apostille en legalisatie.

Lees ook: 4 online marketing tips voor advocaten en juristen.

Een rechtsgeldig document nodig zonder gedoe? Wij regelen als juridisch vertaalbureau alles voor je – van vertaling tot aan legalisatie. Vraag vrijblijvend een offerte aan!